เอกสารพนักงานที่นายจ้างต้องเก็บ และต้องเก็บนานแค่ไหน

เอกสารที่กฎหมายแรงงานกำหนด (นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป)

เอกสารด้านประกันสังคมและภาษี

• การขึ้นทะเบียนลูกจ้างเป็นผู้ประกันตนและแจ้งสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตนกับสำนักงานประกันสังคม ภายในกำหนดเวลา [ตรวจสอบ]
• หลักฐานการนำส่งเงินสมทบรายเดือน [ตรวจสอบ]
• ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายของเงินเดือน และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ที่ออกให้พนักงาน [ตรวจสอบ]

รายละเอียดแบบฟอร์มและกำหนดเวลาให้ตรวจกับสำนักงานประกันสังคมและกรมสรรพากร หรือสำนักงานบัญชีของบริษัท

เอกสารที่บริษัทมักเก็บเพิ่ม

• สัญญาจ้างและเอกสารสมัครงาน
• สำเนาบัตรประชาชนและสมุดบัญชีธนาคาร
• ใบลาและใบรับรองแพทย์
• หนังสือเตือนและบันทึกการประเมินผล

หลักตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

• เก็บเท่าที่จำเป็นต่อวัตถุประสงค์ และแจ้งพนักงานว่าเก็บอะไรเพื่ออะไร
• สำเนาบัตรประชาชนมีข้อมูลศาสนา ซึ่งเป็นข้อมูลอ่อนไหว ควรปิดทับก่อนเก็บ
• ใบรับรองแพทย์เป็นข้อมูลสุขภาพ จำกัดคนที่เข้าถึงให้น้อยที่สุด
• กำหนดระยะเวลาเก็บ และลบหรือทำลายเมื่อพ้นกำหนด โดยไม่สั้นกว่าที่กฎหมายแรงงานและภาษีกำหนดให้เก็บ

เก็บใน PANN HR

PANN HR เก็บทะเบียนพนักงาน เวลาทำงาน การลา และเอกสารของแต่ละคนไว้ที่เดียว เลขบัตรและเลขบัญชีถูกเข้ารหัส ไฟล์เอกสารเปิดได้เฉพาะผู้มีสิทธิ์ และมีบันทึกว่าใครเปิดดูเมื่อไร — ระบบยังไม่ทำเงินเดือน เอกสารการจ่ายค่าจ้างจึงยังต้องเก็บจากระบบเงินเดือนของบริษัท

บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย กรณีเฉพาะของบริษัทควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ

แหล่งอ้างอิง

• กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน — พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม
• สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล — พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562
• ราชกิจจานุเบกษา (ตัวบทกฎหมายฉบับประกาศ)
• สำนักงานประกันสังคม
• กรมสรรพากร