ลงเวลาด้วย GPS ถูกกฎหมายแรงงานไหม
บทความฉบับร่าง — รอตรวจข้อกฎหมายกับตัวบท จุดที่มี [ตรวจสอบ] ยังไม่ได้ยืนยัน
คำตอบสั้น: ทำได้ กฎหมายแรงงานไม่ได้กำหนดว่าต้องบันทึกเวลาด้วยวิธีใด แต่พิกัดตำแหน่งเป็นข้อมูลส่วนบุคคล นายจ้างจึงต้องทำตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลด้วย
กฎหมายแรงงานพูดถึงการบันทึกเวลาอย่างไร
พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 กำหนดให้นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไปจัดทำเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้าง ซึ่งต้องมีรายการวันและเวลาทำงาน (มาตรา 114 [ตรวจสอบ]) และเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปี (มาตรา 115 [ตรวจสอบ])
กฎหมายกำหนดว่าต้องมีข้อมูลอะไร แต่ไม่ได้กำหนดเครื่องมือ นายจ้างจึงเลือกได้ว่าจะใช้บัตรตอก เครื่องสแกนนิ้ว หรือการลงเวลาผ่านมือถือ ตราบใดที่บันทึกนั้นถูกต้องและตรวจสอบได้
ส่วนที่ต้องระวังคือกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
พิกัดตำแหน่งที่ผูกกับตัวพนักงานเป็นข้อมูลส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 นายจ้างในฐานะผู้ควบคุมข้อมูลจึงมีหน้าที่หลักดังนี้
- แจ้งพนักงานก่อนหรือขณะเก็บว่าเก็บอะไร เพื่ออะไร เก็บนานเท่าใด (มาตรา 23 [ตรวจสอบ])
- มีฐานทางกฎหมายรองรับ เช่น ความจำเป็นตามสัญญาจ้างหรือประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายของนายจ้าง (มาตรา 24 [ตรวจสอบ]) — ควรให้ที่ปรึกษากฎหมายยืนยันว่าฐานใดเหมาะกับกรณีของบริษัท
- เก็บเท่าที่จำเป็นต่อวัตถุประสงค์ คือเก็บพิกัดเฉพาะตอนกดลงเวลา ไม่ติดตามตำแหน่งตลอดวัน
- มีมาตรการรักษาความปลอดภัย และจำกัดคนที่เข้าถึงข้อมูล
- รองรับสิทธิของพนักงาน เช่น ขอดูข้อมูลของตนเอง
ข้อควรทำก่อนเริ่มใช้การลงเวลาด้วย GPS
- เขียนประกาศหรือเพิ่มในข้อบังคับ/คู่มือพนักงานว่าบริษัทใช้การลงเวลาผ่านมือถือและเก็บพิกัดขณะลงเวลา
- กำหนดจุดลงเวลาและรัศมีให้เหมาะกับสถานที่จริง และมีวิธีสำรอง (เช่น QR หรือให้ฝ่ายบุคคลบันทึกแทน) สำหรับคนที่ใช้ GPS ไม่ได้
- ถ้าเปิดให้ถ่ายรูปยืนยันตัว ให้แจ้งวัตถุประสงค์และผู้ที่เห็นรูปได้
- กำหนดระยะเวลาเก็บข้อมูลเวลาให้สอดคล้องกับที่กฎหมายแรงงานกำหนดให้เก็บ
PANN HR ช่วยอย่างไร
PANN HR เก็บพิกัดเฉพาะตอนที่พนักงานกดลงเวลาเข้าหรือออก ไม่ติดตามต่อเนื่อง เบราว์เซอร์จะถามสิทธิ์ก่อนใช้ตำแหน่ง และฝ่ายบุคคลแก้ไขรายการได้โดยมีเหตุผลและบันทึกกำกับ
บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย กรณีเฉพาะของบริษัทควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ